Stručne v bodoch
- OBERON vie údaje načítať priamo z databázy POHODY, Money S3, Kros OMEGA a Olymp, iKelp, MRP Visual, WinOASIS a F-Max.
- Prenášajú sa najmä partneri, skladové karty, počiatočné stavy zásob a faktúry za posledné dva roky aj staršie neuhradené. Nie úplne všetko.
- Čo priamy import nepokryje, sa dá preniesť cez Excel (XLSX) alebo cez XML.
- Najjednoduchší je prechod od začiatku roka. Licencia OBERON platí na kalendárny rok.
- Import sa najprv skúša na skúšobnej databáze, až potom na ostrej.
Kedy má zmysel systém meniť
Meniť ekonomický systém nie je malá vec a nie vždy je to potrebné. Často stačí doterajší systém lepšie nastaviť alebo prepojiť. Zmena dáva zmysel najmä vtedy, keď:
- sklad, e-shop, pokladňa a účtovníctvo bežia v rôznych programoch a údaje sa prepisujú ručne,
- pribudla prevádzka alebo pobočka a systém to nezvláda,
- potrebujete hotel, gastro, servis alebo dochádzku a dokupujete ďalšie programy,
- doterajší systém nebude dobre riešiť e-faktúru, schvaľovanie alebo automatizácie,
- platíte za veľa samostatných licencií a rozšírení.
Ak si ešte vyberáte, pozrite si náš neutrálny výber ekonomického systému. Pomáhame aj s POHODOU, Money a ďalšími systémami, nielen s OBERONom.
Čo sa dá z ktorého systému preniesť
OBERON má sprievodcu, ktorý načíta údaje priamo zo zdrojovej databázy, nie cez súbory. Rozsah sa líši podľa systému:
| Pôvodný systém | Čo sa prenesie priamo |
|---|---|
| POHODAStormware | Partneri, skladové karty, počiatočné stavy zásob, vydané a prijaté faktúry, majetok, základné číselníky. |
| Kros OMEGA | Partneri, skladové karty, počiatočné stavy zásob, vydané a prijaté faktúry, majetok, základné číselníky. |
| Money S3Cígler | Partneri, skladové karty, počiatočné stavy zásob, vydané a prijaté faktúry. |
| WinOASISSunsoft | Partneri, skladové karty aj receptúry, počiatočné stavy zásob, faktúry, základné číselníky. |
| MRP Visual | Skladové karty, počiatočné stavy zásob, vydané a prijaté faktúry. |
| F-MaxSyscon | Partneri, skladové karty aj receptúry, počiatočné stavy zásob. |
| iKelpAbiset | Skladové karty a počiatočné stavy zásob. |
| Kros Olymp | Pracovníci v mzdách a pracovné pomery vrátane zrážok. |
Pri faktúrach sa prenesú všetky doklady za posledné dva kalendárne roky a k tomu staršie, ktoré ešte nie sú uhradené. Pri niektorých systémoch aj zaúčtovanie úhrad.
Pomocník OBERON otvorene upozorňuje, že kompletný prenos všetkých údajov sa očakávať nedá. Každý systém má inú štruktúru a prenášajú sa najdôležitejšie údaje. Preto vždy vopred dohodneme, čo sa prenesie automaticky, čo cez Excel a čo ostane v archíve pôvodného systému.
Čo priamy import nepokryje
Ak váš systém v zozname nie je alebo chýba nejaká evidencia, sú dve ďalšie cesty:
Excel (XLSX)
- väčšina systémov vie exportovať do Excelu,
- do OBERONu sa takto dajú naimportovať napríklad skladové karty, aj v cudzom jazyku,
- alebo neskôr hromadne aktualizovať ceny a údaje kariet.
XML
- na opakovaný import a export dokladov, napríklad faktúr a príjemok,
- hodí sa, keď časť firmy ešte nejaký čas pracuje v pôvodnom systéme,
- alebo na prepojenie s ďalším programom natrvalo.
Kedy prejsť: január alebo počas roka
Najjednoduchší je prechod od začiatku účtovného obdobia. Účtovníctvo za predchádzajúci rok sa uzavrie v pôvodnom systéme a nový rok začína v OBERONe s počiatočnými stavmi. Nemusíte riešiť, ako preniesť rozpracovaný rok.
Prejsť sa dá aj počas roka. Vtedy termín plánujeme s vaším účtovníkom tak, aby sedela mesačná uzávierka aj DPH, a dohodneme, ako sa prenesú zostatky. Pri licencii je dobré vedieť, že sa kupuje na účtovné obdobie, spravidla kalendárny rok, nie na 365 dní od kúpy. Ak začínate počas roka, cenu za zvyšok roka dohodneme individuálne.
Prechod na prelome rokov má teraz ešte jednu výhodu. Od 1. 1. 2027 platí povinná e-faktúra, takže ju môžete začať rovno v novom systéme. Viac v článku E-faktúra od 1. 1. 2027.
Ako prechod prebieha u nás
- Prejdeme si, ako firma funguje
Účtovníctvo, sklad, pokladne, e-shop, prevádzky a kto s čím pracuje. Z toho vyjde, aké moduly a licencie potrebujete.
- Skúšobný import
Údaje najprv prenesieme do skúšobnej databázy. OBERON má po objednaní licencie 15 dní plnú funkčnosť ako trial, čo sa na skúšku hodí.
- Kontrola s účtovníkom
Spolu skontrolujeme partnerov, zásoby, otvorené faktúry a číselníky. Čo nesedí, opravíme ešte pred ostrým prechodom.
- Nastavenie a školenie
Oprávnenia, číselné rady, tlačové zostavy, pokladne, prepojenia a e-faktúra. Ľudí zaškolíme na tom, čo budú naozaj robiť.
- Ostrý prechod
Finálny import do čistej databázy, väčšinou cez víkend alebo k prvému dňu mesiaca.
- Prvé týždne s vami
Pri prvej uzávierke a prvom DPH sme k dispozícii, kým si všetci zvyknú.
Koľko to stojí
Cena licencie OBERON sa skladá zo základnej ceny, z modulov a z počtu súčasne prihlásených používateľov. Podľa Pomocníka OBERON sa v ďalších rokoch neplatí žiadny ďalší poplatok za aktualizácie, tie sú v ročnej licencii. U nás licencie kúpite za rovnakú cenu ako priamo od výrobcu. Orientačnú cenu si spočítate v kalkulačke na stránke integrátor OBERON, nasadenie s prenosom dát naceníme vopred.
Časté otázky
Prídeme o históriu z pôvodného systému?
Nie. Faktúry za posledné dva roky a neuhradené staršie sa prenesú. Staršiu históriu odporúčame nechať v pôvodnom systéme alebo v exporte ako archív, aby ste k nej mali prístup pri kontrole.
Ako dlho prechod trvá?
Závisí od rozsahu a od toho, v akom stave sú dáta. Samotný import je rýchly, väčšina času ide na kontrolu dát, nastavenie a školenie. Termín vám povieme po prvom stretnutí.
Môže si import urobiť firma sama?
Pri jednoduchej databáze áno, sprievodca je priamo v OBERONe. Pri SQL databáze Pomocník OBERON odporúča zveriť import odborníkovi. A vždy najprv na skúšobnú databázu.
Čo s účtovníkom, ktorý OBERON nepozná?
Zaškolíme ho a nastavíme mu prístup, napríklad cez databázu v cloude.
Zdroje
- Pomocník OBERON: Import údajov z iného softvéru
- Pomocník OBERON: Import údajov zo súboru typu XLSX
- Pomocník OBERON: Licenčná politika
- Pomocník OBERON: Cenník licencií OBERON
Informácie o funkciách a licenciách OBERON-u vychádzajú z Pomocníka systému OBERON od spoločnosti EXALOGIC platného k dátumu aktualizácie. Názvy iných programov sú ochranné známky ich vlastníkov.