Stručne v bodoch
- Pri e-faktúre sa obeh faktúr otáča. Faktúru už nedonesie konateľ podpísanú účtovníčke, ale dostane ju ako prvý systém. Kontrolu treba preto nastaviť nanovo.
- Doručenie faktúry neznamená, že ste ju prijali. Nesprávnu faktúru riešite s dodávateľom ako doteraz.
- Sieť Peppol podvody so zmeneným číslom účtu výrazne sťažuje, úplne ich však nevylúči. Číslo účtu sa oplatí overiť v zozname finančnej správy.
- Z dát v e-faktúre sa dá automaticky predkontovať, priradiť prevádzka aj urobiť príjemka na sklad.
Prečo sa mení obeh faktúr
Doteraz to vo väčšine firiem fungovalo podobne. Faktúra prišla poštou alebo e-mailom, vedúci ju pozrel, podpísal a odniesol účtovníčke. Kým sa dostala do účtovníctva, niekto ju už skontroloval.
S e-faktúrou je to naopak. Faktúra príde cez digitálneho poštára rovno do systému, často skôr, ako o nej vie ten, kto tovar objednal. Ak firma nemá nastavené, kto ju má skontrolovať a schváliť, faktúra sa buď zaúčtuje a zaplatí bez kontroly, alebo bude čakať, kým si ju niekto všimne.
- Faktúra prídecez poštára do knihy prijatých faktúr
- Načíta sa samadodávateľ, položky, suma aj príloha v PDF
- Kontrola a schválenievecne ju potvrdí zodpovedný človek
- Zaúčtovanie a úhradaaž po schválení, s overeným účtom
Čo kontrolovať pri každej prijatej faktúre
Technickú správnosť e-faktúry overí systém. Vecnú správnosť musí stále posúdiť človek. Pomôže krátky zoznam, ktorý má každý schvaľovateľ po ruke:
| Čo skontrolovať | Na čo si dať pozor |
|---|---|
| Poznáme dodávateľa? | Faktúra od firmy, s ktorou ste nič nedohodli, je dôvod spozornieť, aj keď prišla cez Peppol. |
| Sedí s objednávkou a dodaním? | Množstvá, ceny a zľavy porovnajte s objednávkou a dodacím listom. Pri službách s tým, čo bolo naozaj urobené. |
| Je číslo účtu rovnaké ako doteraz? | Nové číslo účtu je najčastejší znak podvodu. Overte ho u dodávateľa inou cestou ako z faktúry. |
| Je účet v zozname finančnej správy? | Platitelia DPH musia finančnej správe oznamovať účty, ktoré používajú na podnikanie. Zoznam je verejný. |
| Nie je to duplicita? | Rovnaké číslo faktúry alebo rovnaká suma od toho istého dodávateľa v krátkom čase. |
| Je správna DPH a obdobie? | Najmä pri zálohách, dobropisoch a pri faktúrach na prelome mesiacov. |
Podvodné faktúry a zmenené číslo účtu
Finančná správa uvádza, že pri faktúrach posielaných e-mailom dochádza k podvodom. Útočník podvrhne faktúru alebo zmení číslo účtu a firma zaplatí na nesprávny účet bez toho, aby si to hneď všimla. V sieti Peppol sú odosielateľ aj príjemca jednoznačne identifikovaní, takže riziko je oveľa menšie.
Úplne však nezmizne. Faktúru cez Peppol môže poslať každý, kto je v sieti, aj firma, ktorú nepoznáte. A e-mailové faktúry so súhlasom príjemcu ostanú aj po roku 2027. Preto odporúčame tri jednoduché pravidlá:
- Zmena čísla účtu sa overuje telefonicky
Na číslo, ktoré máte uložené, nie na číslo z faktúry alebo z e-mailu, ktorý zmenu oznamuje.
- Účet sa porovná so zoznamom finančnej správy
Pri dodávateľoch, ktorí sú platiteľmi DPH, je zoznam ich podnikateľských účtov verejne dostupný od roku 2022. Overením znižujete aj riziko ručenia za neodvedenú DPH.
- Bez schválenia sa neplatí
Faktúra, ktorú nikto vecne nepotvrdil, nejde do príkazu na úhradu. Ani keď sa blíži splatnosť.
Ak vám príde faktúra omylom alebo so znakmi podvodu, postupuje sa podľa finančnej správy rovnako ako pri papierovej faktúre. Kontaktujete vystavovateľa a pri podozrení na podvod to oznámite polícii. Povinnosť posielať cez Peppol správu o odmietnutí faktúry zatiaľ neexistuje.
Ako nastaviť schvaľovanie, aby nebrzdilo
Schvaľovanie má zmysel, len keď je rýchle. Ak faktúra čaká týždeň na podpis, ľudia ho začnú obchádzať. Pri nastavovaní vychádzame z týchto otázok:
- Kto schvaľuje čo. Nákup tovaru vedúci skladu, služby ten, kto ich objednal, energie a nájom účtovníčka podľa zmluvy.
- Od akej sumy treba druhý podpis. Bežné faktúry stačí schváliť raz, väčšie sumy dvakrát.
- Kto zastúpi neprítomného. Pri schvaľovaní viacerými ľuďmi stačí určiť, koľko z nich musí súhlasiť.
- Čo sa stane s faktúrou, ktorá nesedí. Vráti sa na opravu s poznámkou alebo sa zamietne a rieši s dodávateľom.
- Záchytné pravidlo. Faktúru, na ktorú sa nevzťahuje žiadne pravidlo, schvaľuje napríklad vedúci ekonomického oddelenia.
Čo sa dá urobiť automaticky
E-faktúra má všetky údaje v štruktúrovanej podobe. Preto ju netreba prepisovať a veľkú časť spracovania vie urobiť systém sám:
Hneď po doručení
- založenie záznamu v knihe prijatých faktúr,
- uloženie PDF náhľadu ako prílohy,
- predkontácia podľa dodávateľa alebo názvu položky,
- zaradenie do správnej prevádzky.
Po schválení
- príjemka na sklad z položiek faktúry,
- hromadné zaúčtovanie opakujúcich sa faktúr,
- príkaz na úhradu s overeným účtom,
- spárovanie platby s výpisom z banky.
Ako to funguje v OBERONe
V OBERONe prichádzajú e-faktúry cez digitálneho poštára priamo do Knihy záväzkov. Program podľa Pomocníka OBERON načíta údaje z XML, vytvorí záznam a prílohy, napríklad PDF náhľad, uloží k dokladu. Pri každej faktúre vidíte stav prijatia, napríklad či je doručená a zaevidovaná, alebo či nastala chyba pri prevzatí.
- Pravidlá pre import dokladov priradia faktúre predkontáciu, typ DPH či prevádzku. Napríklad faktúra s položkou „prenájom“ dostane predkontáciu pre nájom a faktúry od konkrétneho dodávateľa sa zaradia do prevádzky v Poprade.
- Príjemka do skladu sa dá zaevidovať automaticky z položiek e-faktúry. Ak tovar na sklade ešte nemáte, program vie vytvoriť aj skladové karty.
- Schvaľovanie dokumentov má jedno alebo dve kolá, viac schvaľovateľov a kvórum. Kým faktúra nie je schválená, je uzamknutá a nedá sa zaúčtovať. Kto, kedy a ako rozhodol, ostáva zapísané. Schvaľovať sa dá v programe aj vo webovej aplikácii OBERON Plus.
- Overenie účtu dodávateľa v zozname finančnej správy spustíte priamo z faktúry, z karty partnera aj z príkazu na úhradu.
Ako integrátor OBERON vám pravidlá, schvaľovanie aj prístupy nastavíme a prejdeme s vami a s účtovníkom skúšobné faktúry. Viac na stránke e-faktúra v OBERONe. Ako sa na e-faktúru pripraviť celkovo, nájdete v článku Príprava na e-faktúru: kontrolný zoznam.
Časté otázky
Musím prijatú e-faktúru niekde potvrdiť alebo odmietnuť?
Zo zákona nie. Doručenie neznamená akceptáciu. Ak s faktúrou nesúhlasíte, riešite to s dodávateľom dobropisom alebo opravnou faktúrou.
Nespomalí schvaľovanie úhrady faktúr?
Pri dobre nastavených pravidlách nie. Schvaľovateľ vidí faktúru hneď po doručení a nemusí čakať na papier. Často je to rýchlejšie ako doteraz.
Treba schvaľovanie aj pri malej firme?
Ak všetko robíte sami, stačí faktúru skontrolovať a dokončiť. Schvaľovanie má zmysel, keď nakupuje viac ľudí alebo keď máte účtovníctvo externe.
Kde nájdem zoznam bankových účtov platiteľov DPH?
Na portáli finančnej správy. V OBERONe ho viete overiť jedným tlačidlom priamo pri čísle účtu.
Zdroje
- Finančná správa SR: Povinná elektronická fakturácia od 1. 1. 2027, manuál pre podnikateľov (26. 8. 2026), časť o bezpečnosti e-faktúr
- Finančné riaditeľstvo SR: Najčastejšie otázky a odpovede k eFaktúre (11. 9. 2026), odpovede k nesprávnej a podvodnej faktúre a k odmietnutiu
- Pomocník OBERON: Stiahnutie zo systému eFaktúra
- Pomocník OBERON: Pravidlá pre import dokladov
- Pomocník OBERON: O schvaľovaní dokumentov
- Pomocník OBERON: Automatické overenie bankových účtov dodávateľov
Článok vychádza z oficiálnych materiálov finančnej správy a z Pomocníka systému OBERON platných k dátumu aktualizácie. Odporúčania ku kontrole a schvaľovaniu sú z našej praxe.